À propos des lignes « Produit » dans la création de factures
Dans le système du logiciel, une fiche produit (qui peut correspondre à un produit ou une prestation) est porteuse du numéro de compte comptable et du taux de TVA liés audit produit ou à ladite prestation. La comptabilité est liée à la fiche produit afin de permettre de gérer une comptabilité semi-analytique. En outre, la fiche produit est également déterminante de l’unité du produit : pièce, litre, mètre cube, poids, etc.
Pour ces raisons, la facturation doit s’effectuer par le biais d’une ou plusieurs fiches produits.
Pour la gestion de vos produits, vous avez deux possibilités au sein du logiciel :
1. Créer tous les produits et prestations existantes,
2. Créer des produits « génériques » que vous modifierez lors de la création d’un devis ou d’une facture.
1. Créer des fiches pour tous les produits existants
Si vous choisissez cette option, vous pourrez vous référez aux guides Créer une catégorie (produits, clients, etc.) et Créer et configurer un produit afin de savoir comment créer des catégories ainsi que des produits (ou prestations) dans le logiciel. Si vous disposez d’une liste de vos produits et/ou prestations en Excel (.xls), vous pouvez également contacter MCA Concept pour faire importer vos produits dans la base de données.
Naturellement, les produits restent toujours modifiables à l’étape de la facturation si besoin.
2. Créer des fiches « génériques »
Si vous préférez cette option, vous pouvez par exemple choisir de créer une fiche produit appelée « Divers », qui englobe tous vos produits, et une fiche appelée « main d’œuvre », qui englobe toutes vos prestations. Cependant, une fiche produit ne pouvant comprendre qu’un seul type d’unité de mesure (à l’unité, poids, pièce, mètre cube, temps, etc.) et qu’un seul compte de chiffre d’affaires et compte charges, vous devrez créer une fiche produit différente par unité et/ou par compte.
Par exemple, imaginons que vous teniez une boulangerie et que vous vendiez aussi bien des miches de pains et des gâteaux que des boissons minérales et des œufs (par boîte de 6). Dans ce scénario, les miches de pain et les gâteaux sont des produits fabriqués, c’est-à-dire des produits fait par votre entreprise à partir de matières premières, elles seront donc comptabilisées dans le compte « 3000 Ventes de produits fabriqués ». Les boissons et les œufs quant-à-elles sont des marchandises, c’est-à-dire des produits que vous avez achetés pour les revendre tels quels, elles seront donc comptabilisées dans le compte « 3200 Ventes de marchandises ».
Il faudra alors créer dans le logiciel trois fiches produits différentes :
1. Une fiche appelée « Confections diverses », reliée au compte « 3000 Ventes de produits fabriqués », sans unité spécifiée puisque l’article se vend à l’unité ;
2. Une fiche appelée « Boissons diverses », reliée au compte « 3200 Ventes marchandises », sans unité spécifiée puisque l’article se vend à l’unité ;
3. Une fiche appelée « Œufs », reliée au compte « 3200 Ventes marchandises », avec pour unité de vente « boîte de 6 ».
En résumé, lors de la création de produits, il faudra tenir compte :
• De l’unité des produits,
• Des comptes comptables liés aux produits.
Référez-vous au guide Créer et configurer un produit pour savoir comment créer une fiche produit en paramétrant l’unité et les comptes.