Créer un devis fournisseur (appel d’offre)
Ce guide vous conduit pas à pas à travers les étapes de la création d’un devis fournisseur.
1. Créer un devis fournisseur
Lorsque vous créez un devis pour un client, il est possible que vous n’ayez pas la marchandise en stock. Vous devez donc la commander. S’il s’agit de produits ou services dont le prix n’est pas déterminé, vous ne pouvez pas créer un bon de commande. Vous devez donc créer un appel d’offre : le terme utilisé dans le logiciel est devis fournisseur.
Remarque pratique : le devis fournisseur doit être créé avant de pouvoir y ajouter le/les produit(s) contenu(s) dans le devis client.
Si vous souhaitez plutôt créer un bon de commande fournisseur, référez-vous au guide « Créer un bon de commande fournisseur ».
1.1. Création du devis fournisseur
Attention ! Contrairement aux devis clients qui sont créés dans le menu « Ventes », les devis fournisseurs sont créés dans le menu « Achats ».
1. Sélectionnez « devis » ;
2. Ajoutez le fournisseur ;
3. Si le fournisseur n’apparait pas dans le menu déroulant, vous pouvez créer une nouvelle fiche fournisseur en cliquant sur le lien « Nouveau : fournisseur » en haut à droite de la page. Complétez ensuite les informations relatives au nouveau fournisseur , et cliquez sur « Ajouter » ;
4. Choisissez avec ou sans TVA ;
5. Cette section vous permet d’ajouter un texte qui sera visible sur le bon. Vous avez la possibilité de sélectionner dans le menu déroulant un modèle de texte prédéfini ;
6. Cette section vous permet d’ajouter un texte qui ne sera pas visible sur le bon ;
7. Cliquez sur « Enregistrer ».
Votre devis fournisseur est créé, vous pouvez désormais ajouter des produits à ce devis à partir du devis client.
1.2. Ajout des produits à partir du devis client
1. Cochez les cases des produits que vous souhaitez ajouter à un devis fournisseur ;
2. Sélectionnez le n° du devis fournisseur ;
3. Cliquez sur « Ajouter » ;
4. Le produit a été ajouté au devis fournisseur n°7. Pour accéder au devis fournisseur, cliquez sur l’icône « œil ».
1.3. Envoi du devis fournisseur
Vous pouvez ensuite envoyer ce devis (ou appel d’offre) à un fournisseur, celui-ci vous enverra son devis.
Pour envoyer cet appel d’offre à de multiples fournisseurs, vous devrez dupliquer ce document pour chaque fournisseur en associant le bon contact au point 2. de l’étape 1.1 Création du devis fournisseur.
Lorsque vous aurez reçu toutes les propositions des fournisseurs, vous pourrez passer commande au fournisseur de votre choix.
Le logiciel vous offre 2 possibilités :
- • Imprimer le devis afin de l’envoyer par la poste au fournisseur
• Envoyer un courriel au fournisseur, avec le devis au format PDF en pièce jointe
1. Vous pouvez imprimer le devis ou le télécharger en PDF en sélectionnant les paramètres d’impression puis en cliquant sur « Imprimer » ;
2. Vous pouvez envoyer le devis par courriel en allant sous l’onglet « Envoi par courriel ». Complétez les destinataires, l’objet de votre courriel ainsi que le texte, et cliquez sur « Envoyer ». Le bon de commande au format PDF sera joint automatiquement au courriel.