Créer un nouveau devis
modèle de devis est très similaire.
1. Créer un nouveau devis
Pour créer un devis dans votre logiciel, allez dans le menu « Ventes » puis « Commandes, etc. » puis « Devis ». Sur
cette page, dans la section « Nouveau » cliquez sur « Devis » pour créer un nouveau devis, ou bien sur « Modèle
» pour créer un modèle de devis.
Vous arrivez sur une nouvelle page, sur laquelle vous allez pouvoir ajouter des informations concernant votre
devis.
Vous trouverez ci-dessous les explications numérotées se rapportant à chaque cadre rouge de cette image.
1. Sélectionnez le client parmi les clients existants dans la base de données à l’aide du menu déroulant « Client » ;
2. Si le client n’apparait pas dans le menu déroulant, vous pouvez créer une nouvelle fiche client en cliquant sur le lien « Nouveau : client » en haut à droite de la page. Complétez ensuite les informations relatives au nouveau client, et cliquez sur « Ajouter » ;
3. Sélectionnez l’adresse de facturation ;
4. Si vous souhaitez ajouter une nouvelle adresse, cliquez sur « nouvelle adresse », complétez les champs, enregistrez, et la nouvelle adresse sera sélectionnée automatiquement comme adresse de facturation ;
5. Vous pouvez lier le devis à un projet en sélectionnant le projet dans le menu déroulant « projet » ;
6. Précisez si le devis inclut la TVA ou non. Si oui, sélectionnez également le taux associé ;
7. Cette section vous permet d’ajouter un texte qui sera visible sur le devis. Vous avez la possibilité de sélectionner dans le menu déroulant un modèle de texte prédéfini ;
8. Cette section vous permet d’ajouter un texte qui ne sera pas visible sur le devis ;
9. Pour enregistrer les informations que vous venez d’ajouter et passer à la prochaine étape, cliquez sur « Enregistrer ». Pour annuler la création du devis, fermez la page avant enregistrement.
1.1. 1ère étape : devis ouvert
Vous trouverez ci-dessous les explications numérotées se rapportant à chaque cadre rouge de cette image.
1. Votre bon de commande est « ouvert », c’est-à-dire qu’il est désormais créé. Vous devez maintenant compléter les produits dans le bon ;
2. Un numéro est attribué au bon ;
3. Un schéma en haut à droite vous indique à quelle étape le bon se situe entre sa création et son exécution (le bon est « ouvert », « à livrer/exécuter » ou « livré/exécuté ») ;
4. Si vous souhaitez modifier les informations complétées durant la première étape (nouveau bon), cliquez sur « Modifier » ;
5. Pour ajouter des produits, tarifs employés, titres ou rabais, cliquez sur un des boutons suivant l’inscription « Nouvelle ligne ». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira avec des champs à compléter (voir chapitre « Ajout d’une ligne ») ;
6. Cette icône vous permet également d’ajouter une ligne (voir chapitre « Ajout d’une ligne ») ;
7. Après avoir ajouté toutes les lignes, vous pouvez imprimer le bon de commande ;
8. Après avoir ajouté toutes les lignes, vous pouvez exporter le bon de commande au format CSV ou Excel.
1.1.1. Ajout d’une ligne
Ce sous-chapitre décrit en détail la démarche à suivre pour ajouter une ligne. Choisissez quel type de ligne vous souhaitez ajouter (voir points 5 et 6 du sous-chapitre « Etape 1 : Bon ouvert »).
i. Ajout d’un produit
1. Dans ce champ apparait le type de ligne que vous avez choisi d’ajouter. Ici, nous souhaitons ajouter un produit ;
2. Sélectionnez le produit à ajouter dans le menu déroulant « Produit » ;
3. Ajoutez un prix et une quantité ;
4. Le montant sera calculé automatiquement d’après le prix et la quantité indiqués précédemment ;
5. Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter le produit au bon.
ii. Ajout d’un tarif employé
1. Dans ce champ apparait le type de ligne que vous avez choisi d’ajouter. Ici, nous souhaitons ajouter un tarif employé ;
2. Sélectionnez le nom de l’employé (ce champ est facultatif) ;
3. Ajoutez un tarif employé ;
4. Vous pouvez sélectionner une date avec heure de début et heure de fin, ou bien directement ajouter la durée du travail ;
5. Le prix, la quantité, l’unité et le montant se compléteront automatiquement ;
6. Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter le tarif employé au bon.
iii. Ajout d’un titre
1. Dans ce champ apparait le type de ligne que vous avez choisi d’ajouter. Ici, nous souhaitons ajouter un titre ;
2. Vous pouvez sélectionner un titre préenregistré ;
3. Vous pouvez ajouter un nouveau titre en écrivant directement dans le champ « Libellé ». Les cases à côté du libellé vous permettent de mettre le titre en gras, en italique ou souligné ;
4. Vous pouvez ajouter un sous-total lié à la ligne de titre. Toutes les lignes situées entre ce titre et le suivant seront inclues dans le calcul de ce sous-total ;
5. Cliquez sur « Ajouter ».
iv. Ajout d’un rabais
1. Dans ce champ apparait le type de ligne que vous avez choisi d’ajouter. Ici, nous souhaitons ajouter un rabais ;
2. Vous pouvez sélectionner un rabais préenregistré ;
3. Vous pouvez ajouter un nouveau rabais en écrivant directement dans le champ « Libellé » ;
4. Sélectionnez le type de rabais que vous souhaitez appliquer, ainsi que le taux ou le montant dans le champ qui apparaitra à droite du type de rabais ;
5. Cliquez sur « Ajouter ».
1.1.2. Validation
1. Les lignes ajoutées apparaissent ici.
Nous avons ajouté
- • 2 titres en gras : Produit et Main d’œuvre, avec un sous-total pour chacun
- • Un produit : une AUDI A4 à CHF 49’165.05
- • Un tarif employé : 10h de travail, par l’employé Duck Daisy, facturé CHF 100/heure
- • Un rabais de 5% sur le total de la facture, pour retard de livraison
Voici un zoom sur cette section :
2. Cette icône permet de déplacer les lignes ;
3. Cette icône permet de supprimer les lignes ;
4. Pour procéder à la validation du devis, ajoutez un lieu et une date ;
5. Sélectionnez un délai de réponse au devis ;
6. Sélectionnez une phrase de salutation préenregistrée, ou ajoutez manuellement un texte dans l’encadré ;
Après avoir ajouté les informations indiquées précédemment, vous avez 2 options :
7. Le bouton « Enregistrer sans valider » vous permet d’enregistrer les informations introduites dans la fiche sans valider le devis ;
8. Le bouton « Valider » vous permet de valider le devis : il passera alors du statut « ouvert » à « en attente d’approbation ».
1.2. 2ème étape : en attente d’approbation
1. Après validation du devis, celui-ci passe en attente d’approbation ;
2. Le schéma des étapes est toujours affiché en haut à droite : nous en sommes à la deuxième étape.
Lorsque votre devis est en attente d’approbation, le logiciel vous offre 2 possibilités :
- • Imprimer le devis afin de l’envoyer par la poste à votre client
• Envoyer un courriel à votre client, avec le devis au format PDF en pièce jointe
3. Vous pouvez imprimer le devis ou le télécharger en PDF en sélectionnant les paramètres d’impression puis en cliquant sur « Imprimer » ;
4. Vous pouvez envoyer le devis par courriel en allant sous l’onglet « Envoi par courriel ». Complétez les destinataires, l’objet de votre courriel ainsi que le texte, et cliquez sur « Envoyer ». Le devis au format PDF sera joint automatiquement au courriel.
Finalement, pour passer à la prochaine étape, dès que le client a accepté le devis, insérez la réponse du client, ainsi que la date de réponse, puis cliquez sur « Valider ». Si le client refuse, le devis sera archivé.
Statut du document
L’onglet « Étape » permet de changer la dénomination du devis. Par exemple, vous pouvez si vous le souhaitez changer le devis en contrat.
Pour changer le statut d’un devis :
1. Choisissez en quoi vous souhaitez changer le document ;
2. Cliquez sur « Valider ».
Suite à cette action, le nom du document sera changé, cependant il conservera le même numéro pour garantir la traçabilité des informations.
Si vous souhaitez transformer un devis en contrat et que l’étape « Contrat » n’est pas disponible dans votre logiciel, vous pouvez contacter l’équipe de MCA Concept pour que cette option soit ajoutée.
1.3. 3ème étape : à livrer / exécuter
Lorsque vous connaissez la date de début d’exécution du devis ainsi que le livreur, vous pouvez complétez l’étape 3.
1. Votre devis est à livrer / exécuter ;
2. Il se situe donc à la 3ème étape sur 5 ;
3. Ajoutez la date d’exécution du devis ainsi que le livreur ;
4. Cliquez sur « Valider » pour passer à l’étape suivante.
1.4. 4ème étape : en cours d’exécution
Lorsque vous connaissez la date de fin de l’exécution du devis ainsi que le livreur, vous pouvez complétez l’étape 3.
1. Votre devis est en cours d’exécution ;
2. Il se situe donc à la 4ème étape sur 5 ;
3. Ajoutez la date de fin d’exécution du devis ;
4. Cliquez sur « Valider » pour passer à l’étape suivante.
1.5. 5ème étape : livré/exécuté
1. Votre devis a été livré ;
2. Toutes les étapes ont été validées ;
3. La date d’exécution et le nom du livreur apparaissent ici.
Vous pouvez quitter la page.
2. Remarque
Pour retrouver votre devis à l’étape à laquelle vous l’avez laissé, rendez-vous dans le menu « Ventes », puis « Commandes, etc. », « devis » et vous obtiendrez une liste d’état des devis en bas de la page.
Prenons un exemple
Vous avez créé un devis, mais vous attendez une réponse du client qui doit vous informer s’il accepte ou non votre devis. Vous avez donc laissé votre devis à l’étape « en attente d’approbation ». Le client vous informe quelques jours plus tard qu’il accepte votre devis.
Dans ce cas, cliquez sur la ligne « attente d’approbation » et vous obtiendrez une liste des 5 devis en attente d’approbation. Cliquez sur le devis souhaité et complétez l’étape 2 comme expliqué dans le chapitre 1.2.