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Comptabiliser les paiements, frais et rabais

Table des matières

Imaginons que vous êtes un garage automobile et que vous achetez des voitures à votre fournisseur. Si vous payez votre facture à 10 jours, vous obtenez un rabais de 2%. Au contraire, si vous dépassez le délai de 30 jours, vous devez payer des frais (pénalités de rappel). Il vous faut alors comptabiliser les frais et rabais.

Ce guide vous explique comment comptabiliser un paiement, ainsi que les frais et rabais.

Pour ce faire, il existe 2 méthodes :

    • La méthode manuelle, pour les fournisseurs qui appliquent des frais / rabais occasionnellement ;
    • La méthode automatique, pour les fournisseurs qui appliquent toujours les mêmes rabais (uniquement pour les rabais).

1.   Méthode manuelle

1.1.   Comptabilisation du paiement

Pour commencer, vous devez comptabiliser le paiement, comme expliqué dans le guide « Effectuer un paiement fournisseur ».

Lors de la 2ème étape du paiement, sélectionnez un compte d’actif dans le champ « Compte débit ». Ici par exemple, le compte d’actif sélectionné est « 1500 Machine et appareils ».

Lors de la 3ème étape du paiement (étape de validation, le paiement est en cours), vous arrivez sur la page suivante :
En bas de cette page, dans la section « Frais/Rabais », vous pouvez cocher une des 3 cases suivante :

    • Aucun
    • Frais
    • Rabais

La méthode manuelle consiste à cocher manuellement un de ces cases pour ajouter des frais ou un rabais.

1.2.   Frais

Reprenons notre exemple: Vous avez commandé pour CHF 124’500 de voitures. Cependant, vous avez dépassé le délai de paiement, et vous devez donc payer des pénalités de CHF 120.

Pour ajouter des frais, cochez la case correspondante dans la section « Frais/Rabais » de votre paiement.

Les champs suivants apparaitront :

1.   Insérez le compte 4900 – Escomptes (l’écriture sera enregistrée automatiquement au débit du compte) ;

2.   Ajoutez le montant des frais (dans notre exemple CHF 120) ;

3.   Sélectionnez le type de TVA appliqué (ou sans TVA) ;

4.   Cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez ensuite ajouter le mode de paiement afin de valider votre paiement.

1.3.   Rabais

Reprenons notre exemple: Vous avez commandé pour CHF 124’500 de voitures. Vous avez un accord avec votre fournisseur : si vous payez la facture dans les 10 jours, vous obtenez un rabais de 2% sur le montant total de la facture.

Pour ajouter un rabais, cochez la case correspondante dans la section « Frais/Rabais » de votre paiement.

Les champs suivants apparaitront :

1.   Insérez un taux de rabais (a) ou le montant du rabais (b) ;

2.   Insérez le compte 4900 – Escomptes (l’écriture sera enregistrée automatiquement au crédit du compte) ;

3.   Sélectionnez le type de TVA appliqué (ou sans TVA) ;

4.   Cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez ensuite ajouter le mode de paiement afin de valider votre paiement.

2.   Méthode automatique

2.1.   Rabais

Pour ajouter des rabais automatiques, cliquez sur « Achats », « Fournisseurs », puis « Liste fournisseurs ». Sélectionnez le nom du fournisseur, et vous arriverez sur la page suivante.

1.   Nous sommes sur la fiche fournisseur de « MCA Multimedia Concept for Advertising 0 » ;

2.   Cliquez sur « Modifier » ;

3.   Cliquez sur « Achat » ;

Les champs suivants apparaissent :

Cliquez sur « + », et les champs suivants apparaitront :

Vous avez commandé pour CHF 124’500 de voitures. Vous avez un accord avec votre fournisseur : si vous payez la facture dans les 10 jours, vous obtenez un rabais de 2% sur le montant total de la facture.

1.   Selon notre exemple, nous ajoutons le chiffre 10 (car nous avons un rabais pour payement à 10 jours) ;

2.   Selon notre exemple, le taux de rabais est de 2% ;

3.   Cliquez sur « Enregistrer cette section ».

Ensuite, créez votre paiement comme expliqué dans le manuel de création d’un paiement. Lors de la 3ème étape du paiement (étape de validation, le paiement est en cours), vous arrivez sur la page suivante :

La section « Rabais » est complétée automatiquement. Vous devez encore ajouter un compte (3900 – Escomptes) et la TVA si nécessaire. Finalement, cliquez sur « Enregistrer », puis continuez votre paiement.