Gérer les frais de rappel sur facture
Cette documentation vous explique comment gérer les frais de rappel.
Les frais de rappel ne sont pas directement liés à la facture. Au moment de la création de la facture, le montant total est comptabilisé selon votre mode de paiement de la TVA. Lorsque vous ajoutez des frais de rappel, ceux-ci ne sont pris en compte en comptabilité qu’une fois qu’ils sont payés. Cela facilite leur annulation si le client ne les règle finalement pas.
Exemple :
Vous émettez une facture dont l’échéance est de 30 jours. Passé ce délai, le client n’a toujours pas réglé la facture.
Le 13.01.2025, vous décidez de lui envoyer un rappel assorti de frais supplémentaires. Cependant, le client avait déjà lancé le virement le 12.01.2025.
Vous émettez une facture dont l’échéance est de 30 jours. Passé ce délai, le client n’a toujours pas réglé la facture.
Le 13.01.2025, vous décidez de lui envoyer un rappel assorti de frais supplémentaires. Cependant, le client avait déjà lancé le virement le 12.01.2025.
1. Envoyer un rappel avec des frais
Vous souhaitez appliquer des frais de rappel à un client qui n’a pas payé sa facture dans les délais convenus.
Accédez à Ventes ➔ Factures.
Sélectionnez la facture du client.
Dans la section « Établir un rappel », renseignez :
1. Texte du rappel : Saisissez un texte expliquant le rappel.
2. Délai : Sélectionnez un nouveau délai de paiement.
3. Frais : Saisissez la valeur des frais du rappel.
Une nouvelle ligne de rappel apparaît alors sous la facture pour indiquer le montant de ces frais, mais ceux-ci ne sont pas encore comptabilisés.
2. Encaisser la facture
Vous recevez finalement un paiement (total ou partiel) de la facture, auquel peuvent s’ajouter (ou non) les frais de rappel.
Depuis la facture du client, cliquez sur « Aller à l’encaissement ».
Sur la fiche d’encaissement, vous voyez le montant de la facture ainsi que celui des frais de rappel sur des lignes distinctes (les frais ne sont pas encore comptabilisés).
Pour comptabiliser l’encaissement de la facture, dans la section « encaissement », sélectionnez le moyen de paiement, la somme et la date.
Remplissez l’encaissement :
1. Mode de paiement : Sélectionnez le compte approprié (Caisse ou banque).
2. Date : Saisissez la date du paiement.
3. Montant : Saisissez le montant payé.
Si le client n’a pas payé les frais de rappel, ils resteront impayés. S’il les a effectivement payés, ils s’ajouteront au montant de l’encaissement et seront ainsi comptabilisés.
3. Modifier ou supprimer les frais de rappel
Vous désirez ajuster ou annuler les frais de rappel (par exemple, en cas d’accord commercial ou d’erreur).
Sur la fiche d’encaissement, dans la section « Encaissement », identifiez la ligne correspondant aux frais de rappel.
• Mettez à 0 CHF pour annuler complètement les frais.
• Ajustez à un montant différent si un accord a été trouvé avec le client.
Une fois le montant modifié à 0 CHF, la ligne disparaît du solde. Vous pouvez alors valider la fiche d’encaissement en cliquant « Valider » dans la rubrique « Validation des encaissements factures ».
