À propos de la comptabilité analytique
En plus de vous permettre de gérer votre comptabilité générale, le logiciel vous permet d’analyser les données de votre comptabilité.
Ce chapitre vous présente succinctement les bases de la fonctionnalité de comptabilité analytique au sein du logiciel.
Gestion et analyse par catégorie
Imaginons que votre société dispose de plusieurs locaux à différentes adresses : Boudry, Bulle et Genève.
Selon la méthode habituelle, pour gérer les loyers de ces locaux en comptabilité, vous devriez créer un compte charges pour chaque loyer, soit « 6000 Loyer Boudry », « 6001 Loyer Bulle », « 6002 Loyer Genève ».
Le logiciel vous propose une autre méthode qui consiste à placer les 3 loyers dans un seul compte charges (« 6000 Loyer ») en vous servant de catégories pour distinguer chaque loyer.
Avec cette méthode, tous les frais de la société sont mis en commun en vous laissant le choix d’examiner les chiffres dans leur ensemble ou par catégorie. Par exemple, vous pourrez consulter uniquement les charges de Boudry.
Vous avez donc la possibilité au sein du logiciel de créer des catégories et sous-catégories. Par exemple, les lieux (Boudry, Genève, etc.) et les divers départements (dépôt, chantier, etc.) pour chaque lieu. Il est possible de créer jusqu’à 10 niveaux de catégories.
En bref, la comptabilité analytique permet de grouper les comptes et de les segmenter selon différents critères d’analyse.
1. Créer une catégorie en comptabilité
Pour créer une catégorie, allez dans le menu « Administration », puis « Comptabilité » et cliquez sur un des liens de catégorie en fonction du niveau de catégorie que vous souhaitez créer. Vous pourrez également définir le niveau de catégorie à l’étape suivante.
Ici :
1. Choisissez le niveau de la catégorie ;
2. Définissez le code de la catégorie.
Si vous ajoutez un lieu, vous pouvez choisir d’utiliser le code postal, par exemple si vous devez créer un compte pour Colombier, vous pouvez prendre le code « 2013 ». Le code que vous choisissez ici sert à structurer les informations, à vous de définir quel type de code utiliser en fonction de la logique interne de votre entreprise ;
3. Ajoutez le nom de votre catégorie ;
4. Cliquez sur « Ajouter » pour créer la catégorie.
2. Lier une écriture à une catégorie
Référez-vous au guide « Journal des écriture » pour des informations sur la saisie d’écritures.
Lors de la saisie d’une écriture, vous pouvez lier cette dernière à une catégorie et des sous-catégories de comptabilité.
Reprenons notre exemple de loyer. Vous désirez comptabiliser le paiement du loyer de vos bureaux sur Boudry. Lorsque vous passez votre écriture, vous allez choisir :
1. Le compte crédit « 6000 Loyer » ;
2. La catégorie « 100 Boudry ».
De cette manière, votre écriture sera associée au bon compte.
3. Filtrer les données par catégorie
Lorsque vous consultez le résumé des charges, chiffres d’affaires ou de vos bilans, vous pouvez filtrer les données selon les catégories que vous avez créées.
Pour ce faire :
1. Choisissez la ou les catégories ;
2. Cliquez sur « Valider » pour filtrer les résultats.