Eine Rechnung einkassieren
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• Manuelles Inkasso
• Automatisches Inkasso
Warum sollten Sie die Zahlungseingänge automatisieren ?
Die Programmierer des MCA Concept-Teams entwickelten eine Vielzahl von Algorithmen für die MCA Kale Business Software (und ihre Business-Varianten), um Prozesse zu vereinfachen und redundante Aufgaben im Geschäftsbetrieb eines jeden Unternehmens zu automatisieren, wie z. B. das Bezahlen oder Einziehen von Rechnungen. Sie unterstützen Sie bei Ihren täglichen Aufgaben und verringern den Verwaltungsaufwand, der durch sich wiederholende, oft wenig komplexe, aber zeitraubende Aufgaben genährt wird.
Unsere Empfehlungen
Für die Erstellung einer Kundenrechnung lesen Sie bitte die Anleitung „Eine Rechnung erstellen“.
1. Manuelle Inkasso
1.1. Erstellen einer Kundenrechnung
Halten Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnung bei Schritt 3 „Rechnung bestätigen“ an.
Sie haben zwei Möglichkeiten :
1. Klicken Sie auf „Bestätigen“ und führen Sie die Inkassohandlung in einem zweiten Schritt durch. Die Rechnung wird „warten auf Zahlungseingang“, und Sie können sie einziehen, sobald der Kunde bezahlt hat ;
2. Klicken Sie auf „Bestätigen + Inkasso“ und führen Sie das Inkasso direkt durch.
Hier stellen wir Ihnen den Fall vor, dass Sie die Rechnung in einem 2. Die Vorgehensweise bleibt jedoch gleich.
1.2. Inkasso
Sobald Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat, können Sie sie kassieren. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten :
- a) Gehen Sie im Menü auf „Verkauf“, dann auf „Inkasso“, „Neu“, geben Sie die Rechnungsnummer oder die Referenznummer ein und schon können Sie die Rechnung einziehen.
- b) Kehren Sie zu Ihrer Rechnung zurück, indem Sie im Menü „Verkauf“ auf „Rechnungen“ gehen und dann auf „Rechnung“ unterhalb von „warten auf Zahlungseingang“ klicken. Wenn Sie bei Ihrer Rechnung angelangt sind, klicken Sie auf „zum Inkasso gehen“.
In beiden Fällen gelangen Sie auf die folgende Seite :
Sie haben zwei Möglichkeiten :
1. Fügen Sie die von Ihrem Kunden gewählte Zahlungsmethode hinzu ;
2. Geben Sie das Datum der Zahlung an ;
3. Vervollständigen Sie den gezahlten Betrag ;
4. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
5. Klicken Sie dann auf „Bestätigen“.
Wenn Sie auf die Rechnung zurückgehen, können Sie sehen, dass sie bezahlt wurde :
2. Automatische Inkasso
Ihre Software kann mit Ihrem Finanzinstitut kommunizieren, diese Funktion kann genutzt werden, um den Einzug Ihrer Kundenrechnungen zu automatisieren.
Wie funktioniert das ?
- • Eine IBAN-Nummer oder Post-Mitgliedsnummer ;
• Eine Referenznummer.
2. Zahlung: Der Kunde bezahlt die Rechnung mithilfe der IBAN/Postadresse und der Referenznummer.
3. Zahlungseingang: Ihr Finanzinstitut erstellt eine Datei Camt.054, in der die Bewegungen der einkassierten Rechnungen sowie deren Referenznummern aufgeführt sind.
4. Verbuchung: Importieren Sie die Datei Camt.054 in die Software MCA Kale. Die Software wird die erstellten Rechnungen mit den Zahlungseingängen durch Ihre Bank abgleichen und die Buchungen automatisch in der Buchhaltung der Software vornehmen.
Wie sieht es konkret aus ?
Im Folgenden finden Sie konkrete Erklärungen, wie Sie Ihre Kundenrechnungen mit der Software automatisch einkassieren können.
2.1. Erstellen einer Kundenrechnung
Halten Sie bei der Erstellung Ihrer Kundenrechnung bei Schritt 3 „Rechnung freigeben“ an: Geben Sie die Rechnung frei und senden Sie sie dann per Post oder E-Mail an Ihren Kunden (Kapitel 2.1 und 2.2 des Leitfadens „Eine Rechnung erstellen“).
2.2. Buchhaltung
Um die von Ihrer Bank erzeugte Datei Camt.054 zu importieren, gehen Sie in der Software im Menü „Verkauf“ auf „Inkasso“ und dann auf “ Import QR-Inkassos“.
Sie gelangen auf eine neue Seite, auf der Sie :
1. Die Liste aller Ihrer QR-Inkassoimporte ;
2. Klicken Sie hier, um eine neue Datei Camt.054 zu importieren.
Wenn Sie auf den Kasten 2 klicken, gelangen Sie auf die folgende Seite :
1. Klicken Sie hier, um die Datei Camt.054 hinzuzufügen ;
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Buchung von Zahlungseingängen automatisch erfolgen soll ;
3. Klicken Sie auf „Bestätigen“.